Az Excel gyors számításokhoz, egyszerű listákhoz és kimutatásokhoz továbbra is kiváló eszköz. Sok vállalkozásnál teljesen természetes, hogy kezdetben a készletet, a rendeléseket, az ügyfeleket vagy akár a gyártási adatokat is táblázatokban kezelik.
A nehézségek általában akkor kezdődnek, amikor az Excel már nem kiegészítő eszköz, hanem a vállalkozás működésének egyik központi eleme lesz. Egyre több fájl készül, többen dolgoznak ugyanazokkal az adatokkal, és idővel senki sem lehet teljesen biztos abban, hogy melyik információ az aktuális.
Az alábbi hét jel arra utalhat, hogy érdemes egy központi, adatbázis-alapú belső rendszerben gondolkodni.
1. Több verzió kering ugyanabból a fájlból
Ha ugyanabból a készletlistából, rendelési táblázatból vagy ügyfélnyilvántartásból több változat is létezik, könnyen elveszik az adatokba vetett bizalom.
Ismerősek az olyan fájlnevek, mint a „készlet végleges”, „készlet végleges 2” vagy „rendeléslista legújabb”? Ilyenkor már nem az a kérdés, hogy mit mutat a táblázat, hanem az, hogy melyik táblázatot kellene használni.
Egy központi rendszerben minden felhasználó ugyanazt az aktuális adatot látja, ezért nincs szükség különálló fájlverziók küldözgetésére.
2. Ugyanazokat az adatokat többször kell rögzíteni
Gyakori probléma, hogy egy rendelést először a rendelési táblázatba, utána a készletlistába, végül pedig egy heti vagy havi kimutatásba is át kell vezetni.
A kézi másolás időigényes, és könnyen előfordulhat, hogy kimarad egy adat, rossz mennyiség kerül be, vagy a különböző fájlok tartalma eltér egymástól.
Egy adatbázis-alapú rendszerben ugyanazt az információt általában csak egyszer kell rögzíteni. A hozzá kapcsolódó készletadatok és kimutatások ezután automatikusan frissülhetnek.
3. Nem lehet visszakeresni, ki mit módosított
Egy vállalkozás működésében fontos lehet tudni, hogy ki hozott létre egy új tételt, ki változtatott meg egy rendelési státuszt, vagy mikor módosult egy készletmennyiség.
Egy hagyományos Excel-fájlban ezek az információk gyakran nem követhetők vissza megbízhatóan.
Egy jól megtervezett belső rendszer naplózhatja a fontos műveleteket, és megmutathatja a módosítás időpontját, végrehajtóját, valamint akár a korábbi értéket is. Ez nem a munkatársak ellenőrzéséről szól, hanem arról, hogy egy hiba esetén ne találgatni kelljen.
4. Mindenki mindent szerkeszthet
Egy közösen használt Excel-fájlnál nehéz pontosan meghatározni, hogy az egyes felhasználók mit láthatnak és mit módosíthatnak.
Egy raktári dolgozó, egy ügyintéző, egy értékesítő és egy vezető nem feltétlenül ugyanazokkal a feladatokkal dolgozik. Egy belső rendszerben külön jogosultsági szintek állíthatók be: valaki csak megtekintheti az adatokat, más új tételeket rögzíthet, az adminisztrátor pedig a rendszerbeállításokat is kezelheti.
Ez jelentősen csökkenti a véletlen módosítások és törlések kockázatát.
5. A riportok minden alkalommal kézzel készülnek
Ha valakinek minden hét vagy hónap végén több táblázatból kell összegyűjtenie az adatokat egy kimutatáshoz, az már jelentős időveszteséget okozhat.
A készletösszesítések, a heti rendelések, a késésben lévő feladatok vagy a gyártási eredmények sok esetben automatikusan is előállíthatók.
Ehhez arra van szükség, hogy az adatok rendezett formában, egy központi adatbázisban legyenek, ne pedig több különálló fájlban.
6. A hibák csak akkor derülnek ki, amikor már baj van
Egy táblázatban könnyű elírni egy számot, üresen hagyni egy fontos mezőt vagy véletlenül felülírni egy képletet.
A probléma sokszor csak akkor válik láthatóvá, amikor az adat alapján már rendelés, beszerzés vagy más üzleti döntés született.
Egy belső rendszer figyelmeztethet a hiányzó adatokra, az ismétlődő tételekre, a nem megfelelő értékekre vagy az alacsony készletre. A cél nem az, hogy a rendszer döntsön a felhasználó helyett, hanem hogy időben jelezze a valószínű hibákat.
7. Egyre több külön szabály kell az Excel használatához
Az egyik legerősebb figyelmeztető jel az, amikor a táblázatok biztonságos használatához már külön munkafolyamatot kell kialakítani.
Ilyen lehet, amikor minden módosítást e-mailben is jelezni kell, bizonyos oszlopokhoz senki sem nyúlhat, csak egyetlen munkatárs érti a képleteket, vagy a heti riporthoz több fájlt kell kézzel összemásolni.
Ebben a helyzetben már nem az Excel támogatja a munkafolyamatot, hanem a teljes munkafolyamat próbál alkalmazkodni az Excel korlátaihoz.
Nem kell mindent egyszerre lecserélni
Az Excel kiváltása nem feltétlenül jelent egy nagy és bonyolult vállalatirányítási rendszer bevezetését.
Sok esetben jobb megoldás egyetlen problémás folyamattal kezdeni. Érdemes azt a területet kiválasztani, ahol a legtöbb a kézi adatbevitel, gyakoriak a hibák, sok idő megy el egyeztetéssel, vagy több fájlban szerepel ugyanaz az információ.
Erre a folyamatra készülhet egy kisebb, egyszerűen használható belső alkalmazás, amely később a valódi tapasztalatok alapján tovább bővíthető.
Az Excelnek továbbra is megvan a helye
Az Excel nem válik rossz eszközzé attól, hogy egy vállalkozás növekszik. Továbbra is jól használható gyors számításokhoz, alkalmi elemzésekhez, egyszeri adatfeldolgozáshoz vagy kisebb, egyetlen ember által kezelt listákhoz.
A cél nem az Excel teljes megszüntetése, hanem annak felismerése, hogy mely folyamatok igényelnek már központi, naplózott és több felhasználó által biztonságosan kezelhető rendszert.
Hogyan tud segíteni a Neuxor?
A Neuxor egyedi vállalati nyilvántartó rendszerek, készletkezelő megoldások, gyártást támogató alkalmazások és egyéb belső webes rendszerek tervezésében, fejlesztésében és karbantartásában tud segíteni.
A fejlesztés előtt felmérhető, hogy hol történik a legtöbb kézi munka, mely pontokon fordulnak elő rendszeresen hibák, és melyik folyamat digitalizálása hozná a legnagyobb előrelépést.
Összegzés
Az Excel sokáig kiváló eszköz lehet, de a fájlverziók növekvő száma, a kézi adatmásolás, a nehezen követhető módosítások és az egyre bonyolultabb kerülőutak idővel lassíthatják a vállalkozás működését.
Ha a napi munka már több táblázat összehangolására épül, érdemes megvizsgálni, hogy egy egyszerű, központi belső rendszer hogyan tehetné átláthatóbbá és biztonságosabbá a folyamatokat.
